Voorkom stuwmeren aan vakantiedagen en stuur actief en tijdig aan op opname

29/3/2025

De meeste werkgevers denken dat vakantiedagen gewoon vervallen op 1 juli. Maar is dat ook zo?

Spoiler alert: nee.

Bedrijven werken steeds vaker met geautomatiseerde verlofsystemen. Waarin vakantiedagen gewoon verdwijnen als de werknemer ze niet op tijd opneemt. Super praktisch, toch?

Praktisch is het zeker, maar juridisch correct?

Nee, dat niet.

Maar voordat we daarop ingaan, eerst even terug naar de basis: het Nederlandse vakantiedagensysteem.

Wat zegt de wet

In de wet wordt onderscheid gemaakt tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.

Een werknemer heeft recht op (minimaal) 4 keer de overeengekomen arbeidsduur per week aan vakantiedagen. Dit heten de wettelijke vakantiedagen.

Dus stel dat je een werknemer hebt die 40 uur per week werkt (we noemen haar Gerda), dan heeft Gerda recht op ten minste 160 vakantieuren, oftewel 20 vakantiedagen per jaar. Deze moeten binnen 6 maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd worden opgenomen.

Na 1 juli vervallen deze wettelijke vakantiedagen. Daar kan Gerda niets tegen doen, tenzij… (daar kom ik zo op terug).

Heeft Gerda per jaar in totaal 25 vakantiedagen, dan is alles boven de 20 dagen “bovenwettelijk”. Gerda heeft in dit voorbeeld dus 5 bovenwettelijke vakantiedagen.

De bovenwettelijke vakantiedagen moeten worden opgenomen binnen 5 jaar na het jaar waarin de dagen zijn opgebouwd. Na deze 5 jaar verjaren de vakantiedagen. De werknemer kan verjaring ”stuiten”, waardoor ze opnieuw voor 5 jaar geldig blijven.

Waarom is dat belangrijk

Het onderscheid tussen wettelijk en bovenwettelijk is dus relevant, omdat het gevolg anders is. Wettelijke dagen vervallen (waartegen in principe niets kan worden gedaan), bovenwettelijke vakantiedagen verjaren (wat gestuit kan worden, zodat ze geldig blijven).

Maar… De wettelijke vakantiedagen van Gerda vervallen alleen wanneer je als HR/directie Gerda actief hebt gewezen op deze niet genoten wettelijke vakantiedagen én Gerda ook daadwerkelijk in de gelegenheid hebt gesteld die dagen op te nemen.

Dat volgt uit Europese rechtspraak.

Een HR-systeem alleen is niet genoeg

Dus een systeem waarin werknemers hun saldo kunnen inzien; dat is niet genoeg. Je moet werknemers actief en op tijd aansporen hun vakantiedagen op te nemen.

Doe je dat niet? Dan vervallen de wettelijke vakantiedagen niet. Sterker nog, dan worden ze daarna gelijkgesteld aan bovenwettelijke vakantiedagen en verjaren ze pas na 5 jaar.

Mijn advies

Voorkom stuwmeren aan vakantiedagen en stuur actief en tijdig aan op opname.

Dat is overigens niet alleen juridisch handig. Het is ook gewoon goed werkgeverschap. Want werknemers die op tijd uitrusten, vallen minder snel uit.