Verval van vakantiedagen: dat gebeurt niet als HR en directie achterover leunen!

05-05-2025

De vakantieperiode komt eraan.

Dat betekent dat de meeste werknemers vakantiedagen zullen opnemen. En dat moet ook, anders komen hun vakantiedagen misschien wel te vervallen of te verjaren.

Eerst de theorie over vakantiedagen.

Binnen het begrip “vakantiedagen” onderscheiden we 2 soorten:
1. wettelijke vakantiedagen, en
2. bovenwettelijke vakantiedagen.

Dit is een belangrijk onderscheid, want de manier waarop deze vakantiedagen hun geldigheid verliezen is anders. Ik leg het je uit.

Wettelijke vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen (4x de arbeidsduur per week, dus bij 40 uur per week 20 vakantiedagen per jaar) vervallen na 6 maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Dat betekent dat wettelijke vakantiedagen van 2024 per 1 juli 2025 vervallen.

Tegen verval kan een werknemer niets doen. Tenminste…. als je als HR en directie een werknemer van te voren expliciet hebt gewezen op de openstaande wettelijke vakantiedagen én de werknemer hebt gestimuleerd om deze vakantiedagen op tijd op te nemen. Doe je dat niet, dan komen deze dagen niet te vervallen en behoudt de werknemer ze voor 5 jaar!

Bovenwettelijke vakantiedagen

Bovenwettelijke vakantiedagen (alles wat wordt opgebouwd boven het wettelijke minimum) verjaren na 5 jaar. Een werknemer die niet wil dat deze vakantiedagen verjaren, kan dat aan de werkgever laten weten en kan ze dan weer 5 jaar lang inroepen.

In de praktijk zie ik vaak de volgende problemen ontstaan:

1. Er wordt in de vakantiedagenregistratie geen onderscheid gemaakt tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen. Je verliest als HR en directie daarmee het overzicht welke dagen wanneer vervallen of verjaren. En dus blijven vaak alle dagen (zonder einddatum) staan.

2. Werknemers worden niet gewezen op verval van wettelijke vakantiedagen (of alleen door een algemeen bericht op intranet). HR of directie schrijft de vakantiedagen misschien wel af na 1 juli, maar een werknemer kan daartegen (met succes!) bezwaar maken en zo die vakantiedagen toch behouden.

Het gevolg?

Een stuwmeer aan vakantiedagen. Als iemand vervolgens uit dienst gaat, betekent dat ook een torenhoge eindafrekening als deze vakantiedagen uitbetaald moeten worden.

Gelukkig kun je dit als HR en directie voorkomen nu je weet wat je moet doen. Bijkomend voordeel: hoe uitgeruster je werknemers zijn, hoe minder snel ze in een burn-out terechtkomen. Win-win als je het mij vraagt.